文件和档案管理制度
(试行)
为保证后勤保卫处文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,维护文件档案的完整和安全,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为后勤保卫处发展服务,特制定本制度。
一、文件档案材料的收集管理
1、后勤保卫处指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交办公室审阅后归档。
3 一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交办公室备案。
4、后勤保卫处档案文件材料工作实行二级管理,一级管理是指后勤保卫处办公室的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
5、档案管理人员要严格执行后勤保卫处档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。
6、办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、 归档制度
1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、后勤保卫处对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、后勤保卫处的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、后勤保卫处与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、后勤保卫处职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、后勤保卫处的大事记及反映本部门重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
三、 档案保管制度
1、后勤保卫处办公室设存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记,编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。
4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
5、根据后勤保卫处规定,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理。
6、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经后勤保卫处领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
7、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
四、 档案借阅制度
1、档案属于后勤保卫处机密文件,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经后勤保卫处领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管领导批准。
5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。
7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分管领导同意,必须外借的,由处长审批。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护后勤保卫处档案的完整与安全。
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二〇一七年九月二十七日